Anderhalve-meter-horeca: duik in je werkprocessen

20 april 2020

De anderhalve-meter-samenleving lijkt voorlopig onze nieuwe normaal. Horecaondernemers staan voor een enorme uitdaging: hoe ga je je restaurant, café of hotel inrichten als je straks weer (beperkt) open mag? En is dit überhaupt in praktijk uitvoerbaar en rendabel?

We verlangen er met z’n allen naar om weer onbezorgd het terras op te gaan, de kroeg in met vrienden of een lekker hapje eten in de stad. Eigenlijk zitten we al vol in die nieuwe werkelijkheid die minder sociaal toegankelijk is, het heeft onze mindset veranderd en het is duidelijk dat we de komende tijd aan maatregelen gebonden zijn. Naar verwachting zal de horeca gefaseerd open mogen gaan, mét strenge regels om de 1,5 meter afstand te kunnen handhaven. Een grote uitdaging die aanpassingsvermogen vergt van de horecaondernemers, personeel en gasten. Want elke horecazaak is anders en we zien veel ondernemers die zich afvragen of die anderhalve-meter-horeca in de praktijk haalbaar en rendabel is. Daar hebben ook wij geen antwoord op.

Door het beschrijven van de onderstaande processen willen we in ieder geval meedenken, want misschien kan de juiste inrichting van je automatisering je helpen met de voorbereiding op de aankomende veranderingen.

o Reserveren

Laat je gasten enkel komen op reservering om zo de toestroom te controleren. Maak het ze makkelijk door rechtstreeks via Facebook of in Google te reserveren. Dat moet je slim faciliteren, voor de gast én jezelf. Geef bij je reserveringswidget aan dat de gast reserveert voor een tafel die de 1,5 meter regel hanteert. Zo speel je in op die veranderde mindset van de gast die twijfelt aan besmettingsveiligheid. Stel tijdsvakken in en beperk de aantallen. We horen ondernemers die een vast arrangement per tijdsblok hanteren: bijvoorbeeld van 18:00-19:30 uur een driegangendiner met drankjes voor 45 euro per persoon. Een commissievrij reserveringssysteem waarin je desbetreffende arrangementen kan aanbieden, kan hulp bieden.

o Tafelschikking

Social distancing zal nog wel even onderdeel van onze samenleving blijven. Of het nu wordt voorschreven, of omdat gasten het nog even prettig vinden. Kijk daarom goed naar de nieuwe indeling van je terras, restaurant en ook de bar. Op de tekentafel lijkt de 1,5 meter afstand of een maximaal aantal mensen per m2 eenvoudig in te tekenen: minder tafels, meer tweetjes, meer afstand tussen de tafels, plastic schermen tussen de tafels. Maar hoe doe je dat in een smalle ruimte of terras dat nauwelijks uit te breiden is? Zorg ook dat je een prettige sfeer behoudt door bijvoorbeeld extra planten of schermen te plaatsen, zodat het niet lijkt alsof je in een halflege zaal zit te eten. Daarnaast is het belangrijk te zorgen voor voldoende loopruimte en een duidelijke routing, van binnenkomst tot toiletbezoek en van gaderobe tot vertrek.

o Bestellingen opnemen

Je vaste kassa kan in de nieuwe situatie nog steeds met hygiënemaatregelen als het dragen van handschoenen en regelmatig schoonmaken goed zijn werk doen. Werk je met een vaste kassa en nog niet met handhelds, dan is het een optie om met handhelds op veilige afstand bestellingen op te nemen.

Wil je juist gaan voor ‘do it yourself’ en contactloze service, kies dan voor QR-bestellen. Gasten bestellen met hun eigen smartphone via een QR-code op tafel, zonder app of inlogpoespas. De gast scant de code, komt op je bestelsite met het menu uit, maakt een keuze en rekent direct online af via iDEAL. Vervolgens kun je zelf uitserveren, of tijdelijk bij een bar of balie laten afhalen, bijvoorbeeld in combinatie met buzzers / pagers die aangeven wanneer de bestelling opgehaald kan worden.

Een andere manier van contactloos bestellen is door middel van een makkelijk te reinigen bestelzuil. Via de bestelzuil kunnen gasten tóch ontspannen hun keuze maken en contactloos betalen, zonder direct contact met de bediening.

o Uitserveren of zelf de gast af laten halen (self-order / take away)

Service op afstand kan écht. Een mogelijkheid is door bestellingen af te laten roepen, bijvoorbeeld via buzzers, een tafeltraceersysteem of afhaalscherm, en deze vervolgens te laten afhalen bij de bar of een afhaalpunt. Door de bestellingen een voor een af te roepen en duidelijke markeren te gebruiken, kunnen groepsvorming en rijen worden voorkomen. Kies hierbij voor een geïntegreerd systeem zodat alle bestellingen direct in kassa en keukenmanager worden verwerkt en de omloopsnelheid wordt gewaarborgd.

Maar wat als de gerechten van 2 of 3 tafel gelijktijdig klaar zijn en meerdere gasten tegelijkertijd hun bestellingen bij het afhaalpunt moeten ophalen ? Dat past niet bij de veranderde perceptie van de gast want ongecontroleerd geloop wil je het liefst vermijden. Onze suggestie zou daarom zijn: ga voor contactloos bestellen en direct contactloos betalen (met QR-bestellen) en zorg dat de gast aan tafel kan blijven zitten. Laat een gastvrouw uitserveren (indien wettelijk mogelijk) door simpelweg een bijzettafel, trolley of dienbladstandaard te gebruiken. Deze kan op afstand worden neergezet, waarnaar de gast zelf de bestelling op tafel zet. Zo blijft de restaurantbelevenis intact. Je gasten krijgen snelle, contactloze service en jij zorgt voor gastvrijheid. Een win-win.

o Online / webshop bestellingen

Het op afstand kunnen bestellen en op een gewenst moment afhalen of bezorgen biedt in deze tijd kansen. Snel een sterke bestelsite opzetten kan daarom voor nieuwe omzet zorgen. Denk creatief, maar reken ook het rendement goed door en overweeg eventueel kwaliteitsverlies. Zie mogelijkheden als het afhalen in verschillende tijdsvakken, maaltijdboxen, een drive-thru of to-go-concept, delivery aan huis. Zorg ervoor dat de bestelsite gekoppeld is aan je kassa en keukenmanager, zodat alle bestellingen in 1 systeem geregistreerd worden en bestelling efficiënt verwerkt worden.

o Upselling voor een hogere gemiddelde besteding

Upselling wordt belangrijker dan ooit als je minder gasten en/of geen groepen meer kunt ontvangen. Zorg dat je niet focust op het aantal couverts maar op de gemiddelde besteding per gast. Maak het jezelf dan gemakkelijk: laat pop-ups met specials of upsellingsuggesties naar voren komen in je handhelds, op je bestelsite en via QR-bestellen.

Een ander voorbeeld, passend bij de veranderde mindset, is het verkopen van een fles wijn. In plaats van een glas bij te moeten schenken, kun je er ook voor kiezen om de hele fles te verkopen. Het idee van een eigen fles, voor de neus open gemaakt, geeft de gast een prettig en veilig gevoel.

o Betalen

Het eerdere voorbeeld van het werken met een bijzettafel, dienblad of trolley is ook geschikt voor het betaalproces. Door de medewerker het bedrag met handschoenen in te laten tikken, het pinapparaat snel te reinigen in het zicht van de gast en deze op het dienblad of de trolley te plaatsen, kan de gast op afstand betalen.

Wat ook goed kan werken is contactloos betalen op een vast punt waar voldoende ruimte is, eventueel met een afscheiding tussen gast en personeel.

o Keuken / Bereiding

De processen in de keuken aanpassen op de anderhalve-meter-economie is duidelijk een van de meest lastige vraagstukken. In grote keukens valt er al wel te herorganiseren, zien we. Tijdelijk een ander menu kan een oplossing zijn: met minder gerechten met (zowel warme als koude) elementen die langs verschillende parties moeten. Ook moet je team kunnen werken met voldoende afstand, werken met duidelijke looplijnen en tussen eventueel plexiglas scheidingswanden, om elkaar niet te kruizen.

Een aanvullende oplossing is om in plaats van een bonnenprinter en het roepen van bestellingen en wijzigingen door de keuken, te gaan werken met een keukenmanagementsysteem. Met een keukenmanagementsysteem kan je een structuur opzetten met een bonnenscherm per partie zodat je afgebakend kan koken en ter controle een eigen scherm voor de chef. Omdat de schermen zorgen voor overzicht en controle, is mondelinge communicatie onderling bijna niet nodig. Ga voor veiligheid en mobiliteit!

o Bediening

Ook je medewerkers zullen zich, tegen hun natuur in, moeten inlaten met beperkt contact met de gast. Wat als gevolg kan hebben dat je minder personeel nodig hebt. Houd je personeelsplanning en urenregistratie ook in deze tijden op orde.

Kijk ook goed naar de contactmomenten tussen de gast en personeel in je zaak. In het keukenmanagementsysteem is het mogelijk om via het uitgiftescherm controle te houden op de productie in de keuken en de uitgifte door de bediening. Zonder dat er mondelinge communicatie benodigd is. Laat je gasten zelf hun borden en bestek op een dienblad of trolley op afstand plaatsen, of ander inleverpunt. Maak een duidelijk protocol voor het schoonmaken van tafels en balies om de omloopsnelheid te verbeteren. Uiteraard wil je wel binding houden met je gasten, dus benut social media zodat je ook daar op eigen, karakteristieke wijze in contact blijft!

Deel je bevindingen

We weten dat de maatregelen verre van ideaal zijn om rendement te kunnen draaien en zeker niet voor elke horecazaak toepasbaar. We hopen dat de bovenstaande ideeën je op gang kunnen helpen. Uiteraard is Eijsink, samen met onze klanten, nog volop bezig om onze mogelijkheden uit te breiden op basis van bevindingen uit de praktijk. Laat ons weten hoe we jou in deze en de komende tijd kunnen helpen via verkoop@eijsink.nl of 0880 55 66 77. Samen staan we sterk!