Kan personeelsplanningssoftware helpen bij je personeelstekort?
In het tweede kwartaal van 2021 waren er, voor het eerst in 50 jaar, meer vacatures dan werklozen. In geen enkele sector is dit zo zichtbaar als in de horecabranche. Openstaande diensten, onderbezetting, ongekwalificeerd personeel óf zelfs twee dagen per week noodgedwongen de zaak sluiten zijn aan de orde van de dag.
Jan Maarten Kamerling, expert op het gebied van personeelsplanning, spreekt veel ondernemers over de uitdagingen die te maken hebben met personeelstekort. Welke bewegingen ziet hij in de markt? Én welke rol kan een personeelsplanningssoftware spelen bij de personeelsproblematiek?
Geen directe oplossing
“De link tussen het huidige personeelstekort en de software om de personeelsplanning mee te maken is: voorkomen is beter dan genezen. Veel ondernemers leggen in hun hoofd een directe link tussen de twee woorden. Misschien doordat in beide begrippen het woord ‘personeel’ voorkomt.
Om maar direct met de deur in huis te vallen; het oplossen van een acuut tekort aan gekwalificeerde medewerkers ga je niet doen met een personeelsplannertool. Maar de situatie zoals die is met je huidige team optimaliseren én deze niet laten verslechteren, dat doe je absoluut wél met personeelsplannersoftware.”
Meer tevredenheid = meer flexibiliteit
“Ondernemers die een digitale tool inzetten om de personeelsplanning te maken en optimaliseren, geven aan dat dit resulteert in méér binding met en meer tevreden medewerkers. Het gevolg hiervan is een lager verloop en dus niet een nóg groter personeelsprobleem. De medewerkers kunnen bijvoorbeeld zelfroosteren door hun beschikbaarheid en verhinderingen door te geven. Eveneens kunnen er open diensten via pushnotificaties in de app worden gedeeld, ook voor specifieke rollen. Op basis van toegekende competenties kunnen functiegroepen binnen je bedrijf elkaar helpen het rooster sluitend te krijgen. Je merkt dat deze vorm van betrokkenheid zorgt voor meer begrip én een ‘let’s do this-mentaliteit’.
Een effect van de coronaperiode is dat ondernemers tegenwoordig veelvuldig medewerkers inzetten op meerdere locaties. Personeelsplanningssoftware toont gaten in de planning in één oogopslag en geeft per medewerker met kleuren aan hoe ze, ten opzichte van contracturen, ingezet zijn. Het inzetten van medewerkers op meerdere locaties lost vaak al een gedeelte van de uitdaging op. Je werkt simpelweg met een grote poule van medewerkers hetzelfde aantal openstaande diensten weg. En nog belangrijker; meer roulatie van medewerkers zorgt voor de nodige uitdaging en diversiteit in werkzaamheden en collega’s! Dit komt ten goede aan de tevredenheid van je personeel.”
Meer bewust van overuren
“Een andere belangrijk effect van corona op personeelsplanning, die we veelvuldig in ons werkveld zien, is dat zowel de ondernemers als hun team meer bewust zijn geworden van de waarde van overuren. Een op het oog logisch gevolg van krapte in de personele bezetting is het vaker inzetten van bestaand personeel om de planning sluitend te krijgen. Op korte termijn is dit misschien een oplossing, maar het heeft veel nadelige gevolgen. Linksom of rechtsom, het aantal gewerkte overuren vormt een reservering die uiteindelijk tóch voldaan moet worden. Maar nog belangrijker is dat het structureel maken van overuren geen gezonde situatie creëert voor de medewerker. Genoeg rust en de juiste werk-privébalans zijn onderdeel van goed werkgeverschap! We zien dat ondernemers er nu veel meer aan doen om het aantal gewerkte overuren tot een minimum te beperken.”
Gebruik data om slimme keuzes te maken
Jan Maarten geeft de volgende tip om overuren te beperken, terwijl je de kwaliteit van je zaak op niveau houdt: “We zien in de praktijk dat het veelal de meest ervaren en gekwalificeerde medewerkers zijn die de meeste overuren hebben staan. Met behulp van overzichtelijke grafieken in een Business Intelligence tool (booq BI) zie je precies op welke dagen en tijdstippen je complexe gerechten verkoopt óf arbeidsintensieve momenten hebt. Gebruik de inzichten zodat je medewerkers met een hoog saldi overuren als eerste naar huis kunt sturen. Op deze momenten moet je het volgens je data ook met minder gekwalificeerd personeel aankunnen! Zo zorg je niet alleen voor een goede balans, maar geef je andere medewerkers ook weer een kans zich te onderscheiden en verantwoordelijkheid te nemen. Een win-win dus.”
Jan Maarten Kamerling is met een team van zes specialisten expert op het gebied van beschikbaarheid, personeelsplanning, urenregistratie en loonadministratie. Het team staat klaar om jou te helpen met vraagstukken. Neem contact met ze op of vraag vrijblijvend een demo aan om de booq Personeelsplanner te ervaren!
