Moderniseren door te digitaliseren: zo werd De Hof toekomstbestendig
‘Hoe zorgen we dat onze zaak in alle opzichten efficiënter en toekomstbestendig wordt?’ Dat is de vraag waarop Jan-Egbert Bos, eigenaar van De Hof in Renswoude, het antwoord heeft gevonden. Hij gebruikte de coronaperiode om flink te verbouwen en moderniseren. Het resultaat: “We hebben een verdubbeling van oppervlakte en omzet, minder waste en meer efficiency.” Jan-Egbert deelt zijn verhaal.
De Hof in Renswoude is sinds 1933 een begrip in de wijde omgeving. Cees Bos, de opa van Jan-Egbert, startte destijds met een café met speeltuin en benzinepomp. In handen van de 3e generatie Bos is het familiebedrijf uitgegroeid tot een veelzijdige en uiterst goed draaiende zaak. “We hebben in feite drie bedrijven onder één dak en het logistiek top in orde. Mensen komen hier graag voor de oprechte gastvrijheid, de zorg en de aandacht. ‘Het familiegevoel’ zoals Bos omschrijft is nog altijd ons onderscheidend vermogen.
Verbouwen: meer capaciteit, functionaliteit en aantrekkingskracht
“De coronajaren waren de gekste jaren van ons leven” vertelt Bos. De eerste lockdown hebben ze aangegrepen om het hele restaurantgedeelte te verbouwen. “We hebben het restaurant volledig gestript, de zitcapaciteit verdubbeld en gekozen voor een nieuw interieur. Ook hebben we uitgebreid met een bargedeelte, Bar ’33, een serre en een aangrenzend borrelterras.” Tijdens de tweede lockdown besloten ze een nóg grotere verbouwing in gang te zetten. “In deze periode hebben we een compleet nieuwe evenementenlocatie gebouwd. Voorheen vonden hier al kleinschalige evenementen plaats, waarbij we het restaurant gedeelte gebruikten. Dankzij de komst van de nieuwe eventlocatie kan het restaurantgedeelte gewoon blijven draaien náást een groot event. Op één avond hebben we nu in totaal zo’n 550 gasten binnen. Dit gebeurt bijna wekelijks. We zijn nu 3,5 maand verder en per week vinden er ongeveer 4 bruiloften plaats.”
Moderniseringsslag: je systemen moeten matchen met je ambitie
Onderdeel van de eerste verbouwing was ook de implementatie van een nieuw kassasysteem en aanverwante automatiseringsoplossingen. “We gingen er van uit dat het na de verbouwing enorm druk zou worden en wilden hier goed op voorbereid zijn. Niets is vervelender dan dat de techniek niet toereikend is en de gastbeleving en kwaliteit hieronder leidt. We kozen voor booq POS met handhelds, QR-codes en digitale keukenschermen. Alles is geïntegreerd, zodat iedere order direct op de juiste plek uitkomt en bereid kan worden. De efficiëntieslag is groot. Waar we eerst 6 wijklopers nodig hadden op een zaterdagavond, redden we het nu prima met 4 mensen. Er is veel beter inzicht in dagvoorraden en we kunnen veel sneller schakelen. Hierdoor hebben we veel minder derving. Ook dat was voor mij een belangrijk punt.”
“Door efficiënter te ondernemen laten we onze omzet groeien en kunnen we tegelijkertijd kosten besparen. Zo hadden we voorheen 6 wijklopers op een zaterdagavond, nu redden we het met 4.”
Helemaal van nu: QR-codes als extra service bij piekmomenten
“We bieden onze gasten tevens de mogelijkheid om te bestellen via QR-codes. Vooral de jeugd maakt hier goed gebruik van. Voor ons is QR-bestellen ideaal tijdens piekmomenten. De gasten die willen, kunnen direct zelf bestellen. Bestellen ze liever bij een medewerker, dan kan dat natuurlijk ook. Omdat die keuzemogelijkheid er is, spreiden de bestellingen zich automatisch en is er dus minder druk op de ketel. Dat QR-bestellen steeds ‘normaler’ is geworden, merken wij zeker. Op drukke dagen openen we zelfs één terras waar gasten uitsluitend kunnen bestellen via QR-codes.”
Meer dan fijn: makkelijk beheren en sturen
Naast dat een systeem prettig moet zijn voor de medewerkers om mee te werken, is ook de backoffice van belang. “Dat was voor ons een cruciaal onderdeel bij de keuze voor booq POS. Het mooie van dit systeem is, dat iedere aanpassing in de backoffice, zoals bijvoorbeeld een prijswijziging of het toevoegen van een product, automatisch wordt doorgevoerd in alle kassa’s, handhelds en ook in QR-bestellen. Dat scheelt veel tijd. We maken ook veel gebruik van de geïntegreerde Business Intelligence tool. Bijvoorbeeld om te kijken welke artikelen goed lopen en de menukaart steeds verder te verbeteren.”
Goed werkgeverschap: goed personeel is cruciaal
“We mogen in onze handen knijpen: momenteel hebben we ruim 100 mensen in dienst. Tijdens de coronaperiode zijn we dan ook druk geweest met nieuwe collega’s werven en opleiden. Dankzij de handhelds was het eenvoudig om runners naar wijkpersoneel om te scholen. Nieuwe mensen konden dan weer als runners instromen en ervaring opdoen. Toch blijft het elke week wel weer puzzelen om een goede planning te maken. De personeelsplanner van booq helpt ons hier goed bij. Vooral de functie om je mensen zélf te laten intekenen op ‘Open diensten’ is top. We beschikken over een grote poule van oproepkrachten, die ver van tevoren willen weten wanneer ze kunnen werken. Één à twee maanden van tevoren gooien we de drukke dagen open. De oproepkrachten kunnen dan zelf via de app hun diensten kiezen. Daarmee is de eerste basis gelegd voor het rooster en hierna delen we de vaste krachten in. Dan heeft iedereen zelf invloed op het aantal uren dat hij of zij maakt en de momenten waarop. Dat wordt erg gewaardeerd.”
Plannen voor de toekomst
Nu de grootschalige verbouwingen achter de rug zijn en de automatisering tip top in orde, is De Hof klaar voor de toekomst. “Voor nu is het vasthouden en doorontwikkelen. We willen alleen maar nóg beter worden in wat we doen.”
Wil jij net als De Hof klaar zijn voor de toekomst en efficiënter werken? Onze experts staan voor je klaar!
